Persónuverndarstefna

Smárabíó er umhugað um persónuvernd og öryggi gagna sem fyrirtækið meðhöndlar. Í persónuverndarstefnu Smárabíó  kemur fram í hvaða tilgangi persónuupplýsingum er safnað og hvernig farið er með slík gögn.
Markmið okkar er að viðskiptavinir, samstarfsaðilar og aðrir einstaklingar, séu upplýstir um hvernig fyrirtækið safnar og vinnur persónuupplýsingar.

Smárabíó  kt.4512060360, Hagsmára 1, 201 Kópavogi, er ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem veittar eru fyrirtækinu. Hægt er senda skriflega fyrirspurn til fyrirtækisins um meðferð persónuupplýsinga á netfangið smarabio@smarabio.is

Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, samkvæmt skilgreiningu persónuverndarlaga.
Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.

Um meðferð Smárabíó á persónuupplýsingum fer samkvæmt gildandi lögum um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga eins og þau eru á hverjum tíma hér á landi.

Söfnun og meðhöndlun persónuupplýsinga:

Smárabíó safnar persónuupplýsingum um viðskiptavini sína til að veita þeim aðgang að vörum og þjónustu í samræmi við ákvæði viðskiptasamninga, til að tryggja að þjónusta sé löguð að þeirra þörfum og til að miðla til þeirra upplýsingum í markaðslegum tilgangi. Markmiðið með upplýsingasöfnun er fyrst og fremst til þess að þjónusta viðskiptavini betur og aðlaga og bæta upplifun þeirra af þjónustu Smárabíó ehf .

Smárabíó ehf  safnar einungis persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru til að veita viðeigandi þjónustu hverju sinni. Kjósi viðskiptavinur að veita ekki persónuupplýsingar er möguleiki á að Smárabíó ehf  geti ekki útvegað viðkomandi aðila vörur eða veitt þjónustu.

Smárabíó ehf  nýtir aldrei persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en þeim sem þær voru safnaðar fyrir. Gögn eru geymd eins lengi og nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslu og skilmála samninga, nema þegar lög og reglur kveða á um lengri geymslutíma.

 Viðskipti einstaklinga:

Smárabíó ehf  safnar upplýsingum um viðskiptavini sína í tengslum við einstök viðskipti. Þannig safnar Smárabíó ehf  m.a. samskiptaupplýsingum viðskiptavina, upplýsingum um þá vöru og/eða þjónustu sem keypt er, t.d. vörunúmer og verð.

Gerist viðskiptavinur brotlegur kann að vera unnið með upplýsingar um brot á grundvelli lögmætra hagsmuna fyrirtækisins. Þá kunna brot að vera tilkynnt til lögreglu.

 Póstlisti:

Smárabíó ehf  vinnur með tölvupóstfang, sem einstaklingur hefur skráð og samþykkt notkun á fyrirfram, í útsendingum á markpósti til einstaklinga á póstlista fyrirtækisins. Enn fremur getur einstaklingur skráð upplýsingar eins og t.d. nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer og kyn. Þá er óskað eftir samþykki til þess að vinna með upplýsingar um kaup hans á vörum og þjónustu Smárabíó ehf  í því skyni að stunda markaðssetningu á vörum og þjónustu Smárabíó ehf . Með skráningu þessara valkvæðu upplýsinga samþykkir einstaklingur að Smárabíó ehf  megi samkeyra upplýsingar um hann úr öðrum viðskiptakerfum fyrirtækisins, s.s. sölukerfi og CRM-kerfi (e. Customer relationship management), til þess að geta veitt betri þjónustu og sent út einstaklingsmiðaðri skilaboð.

Þessi vinnsla byggir á samþykki og er einstaklingi alltaf heimilt hvenær sem er að afturkalla samþykki sitt og afskrá sig af póstlista fyrirtækisins með því að ýta á þar til gerðan hlekk í markpóstum, senda póst á netfangið Smárabíó ehf

 Forsvarsmenn fyrirtækja og stofnana:

Komi einstaklingur fram fyrir hönd samstarfsaðila Smárabíó ehf , s.s. birgja, verktaka eða viðskiptamann sem er lögaðili, kann Smárabíó ehf  að vinna með tengiliða upplýsingar hans, s.s. nafn, símanúmer og tölvupóstfang. Þá kann Smárabíó ehf  að vinna með samskiptasögu og eftir atvikum reikningsupplýsingar. Þessi vinnsla er fyrirtækinu nauðsynleg til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli samnings við viðkomandi samstarfsaðila. Þá kann fyrirtækinu að vera skylt að vinna með slíkar upplýsingar á grundvelli lagaskyldu, s.s. bókhaldslaga.

 Ábendingar og/eða athugasemdir frá viðskiptavinum:

Ef einstaklingur sendir inn ábendingu eða kvörtun mun Smárabíó ehf  almennt vinna með samskiptaupplýsingar hans, s.s. nafn og netfang, og efni þeirrar kvörtunar eða ábendingar sem hann hefur kosið að koma á framfæri. Upplýsingar eru geymdar eins lengi og nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslu.

 Miðlun persónuupplýsinga:

Smárabíó ehf  nýtir aldrei persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en þeim sem þær voru safnaðar í. Smárabíó ehf  miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema að fengnu samþykki, í samræmi við ákvæði viðskiptasamninga, á grundvelli lögmætra hagsmuna fyrirtækisins eða á grundvelli lagaskyldu.

Smárabíó ehf  áskilur sér rétt til að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila (vinnsluaðila) sem er þjónustuveitandi, umboðsmaður eða verktaki Smárabíó ehf  í þeim tilgangi að veita þjónustu sem beðið hefur verið um.

Smárabíó ehf  deilir upplýsingum, í tölfræðilegum tilgangi, með vinnsluaðilum sem vinna með fyrirtækinu við gæða- og markaðsstarf. Smárabíó ehf  afhendir vinnsluaðilunum einungis þær persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar fyrir þá í framangreindum tilgangi og gerður er við þá samningur þar sem þeir undirgangast skyldu um að halda upplýsingum um einstaklinga öruggum og nota þær einungis í framangreindum tilgangi.

Allir vinnsluaðilar Smárabíó ehf  og samstarfsaðilar hafa undirritað viðeigandi trúnaðaryfirlýsingu og vinnslusamning í samræmi við ákvæði persónuverndarlaga. Smárabíó ehf  tryggir þannig vernd persónuupplýsinga í samræmi við lög og reglur um persónuvernd eins og þau eru á hverjum tíma. Þar á meðal með mótun öryggisstefnu um meðferð og öryggi persónuupplýsinga og setningu öryggis- og verklagsreglna eins og krafist er í persónuverndarlögum.

Í þeim tilfellum þegar þriðji aðili (vinnsluaðili) fær aðgang að persónuupplýsingum, tryggir Smárabíó ehf  trúnað og að gögnum sé eytt að vinnslu lokinni. Smárabíó ehf  leigir aldrei eða selur persónuupplýsingar um viðskiptavini.

 Öryggi gagna:

Smárabíó ehf  leggur áherslu á að tryggja að varðveislu persónuupplýsinga sé háttað á öruggan máta, að viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir séu gerðar til að tryggja mesta öryggi gagna hverju sinni.

Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Breytingar og leiðréttingar á persónuupplýsingum

Öll samskipti við vefþjóna Smárabíó ehf  eru dulkóðuð yfir öruggar vefslóðir (HTTPS).

 Réttindi þín:

Einstaklingur á rétt á og getur óskað eftir að Smárabíó ehf veiti honum upplýsingar um þær persónuupplýsingar sem fyrirtækið býr yfir sem og um vinnslu og meðferð upplýsinga um hann. Þá kann einnig að vera að einstaklingur hafi rétt á að fá afrit af upplýsingunum. Við ákveðnar aðstæður getur einstaklingur farið fram á það við fyrirtækið að við sendum upplýsingar, sem hann hefur sjálfur látið okkur í té eða stafa frá honum, beint til þriðja aðila.

Einstaklingur á rétt á því í vissum tilvikum að persónuupplýsingar um hann séu leiðréttar eða þeim eytt, t.d. ef upplýsingarnar eru ekki lengur nauðsynlegar í þágu þess tilgangs sem þeirra var upphaflega aflað.

Vilji einstaklingur ekki láta eyða upplýsingum sínum, t.d. vegna þess að hann þarf á þeim að halda til að verjast kröfu, en vill samt sem áður að þær séu ekki unnar frekar af hálfu fyrirtækisins getur hann óskað eftir því að vinnsla þeirra verði takmörkuð.

Sé vinnsla á persónuupplýsingum einstaklings byggð á lögmætum hagsmunum fyrirtækisins á hann einnig rétt á að mótmæla þeirri vinnslu.

Framangreind réttindi einstaklingsins eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög að skylda fyrirtækið til að hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum. Þá getur fyrirtækið hafnað beiðni hans vegna réttinda fyrirtækisins, s.s. á grundvelli hugverkaréttar, eða réttinda annarra aðila, s.s. til friðhelgi einkalífs, telji fyrirtækið þau réttindi vega þyngra. Réttindi þín til að mótmæla vinnslu í markaðssetningar tilgangi er þó skilyrðislaus.

Einstaklingi verður tilkynnt og gefin skýring ef töf verður á afgreiðslu eða ef ekki er unnt að verðavið beiðninni að fullu eigi síðar en mánuði frá móttöku hennar. Einstaklingur getur kvartað til Persónuverndar (www.personuvernd.is) ef Smárabíó ehf neitar að afhenda honum ákveðnar upplýsingar eða ef einstaklingur er ósáttur við vinnslu Smárabíó ehf á persónuupplýsingum.

Ef upp koma aðstæður þar sem að fyrirtækið getur ekki orðið við beiðni einstaklings mun fyrirtækið leitast við að útskýra hvers vegna beiðninni hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu.

 Vafrakökur (e. cookies):

„Cookies“ eða vafrakökur eru upplýsingar sem vefforrit neytanda geymir í tölvu hans að beiðni netþjóna. Smárabíó ehf notar þessar upplýsingar m.a. til að bera kennsl á notandann og vita hversu oft hann heimsækir vefsíðuna/vefverslunina, hvað neytandi setur í körfuna sína, hvernig fyrri pantanir neytanda voru og til að kynna neytanda fyrir vörum sem gætu vakið áhuga.

Vafrakökurnar eru hannaðar til að þjóna þörfum neytanda og notar Smárabíó ehf vefkökur aðallega til að gera vefsíðuna og vefverslunina ánægjulegri í notkun fyrir neytandann og bæta hans upplifun.

Vafrakökurnar eru ýmist notaðar fyrir tilteknar þjónustuleiðir eða til þess að safna tölfræðilegum upplýsingum til að bæta vefsíðu [Nafn Fyrirtækis]. Sumar vafrakökurnar eru tímabundnar og hverfa því þegar notandinn fer af vefsvæðinu en aðrar haldast lengur inni. Viðvarandi vafrakökur vistast á tölvu notandans og muna val og/eða aðgerðir hans á vefsvæðinu og muna því fyrri aðgerðir til að gera notandanum auðveldara fyrir að vafra um vefsvæðið. Að auki eru notaðar staðbundnar vafrakökur sem eru tengdar tilteknum markaðsherferðum og hverfa þegar herferðunum lýkur.

Flestir vafrar eru stilltir þannig að þeir taka sjálfvirkt við vafrakökum en hægt er að stilla þá þannig að neytandi þurfi að samþykkja hvert tilvik. Enda þótt neytandi kjósi að leyfa ekki vafrakökur getur neytandi samt sem áður notað flest alla hluta vefsíðu [Nafn Fyrirtækis], þar á meðal verslunarkerfið.

Smárabíó ehf notar Google Analytics og Facebook Pixel til vefmælinga. Við hverja komu inn á vefsvæðið eru ýmsum nafnlausum upplýsingum safnað saman og þær sendar [Nafn Fyrirtækis], t.d. frá hvaða vefsvæði er komið, tími og dagsetning komu á vefsvæðið, leitarorð sem notað var og gerð vafra og stýrikerfis. Smárabíó ehf notar þessar upplýsingar svo til að gera endurbætur á vefsvæði sínu notendum sínum til hagsbóta. Google Analytics og Facebook Pixel nota sínar eigin kökur en Smárabíó ehf áskilur sér rétt til að birta notendum vefsvæðisins og klúbbmeðlimum auglýsingar í gegnum endurmarkaðssetningarkerfi Google Analytics og Facebook Pixel. Upplýsingarnar eru skráðar með aðstoð vafrakaka og geta þeir sem ekki vilja sjá slíkar auglýsingar slökkt á notkun þeirra.

Með því að nota vefverslun Smárabíó ehf samþykkir neytandi að Smárabíó ehf safni upplýsingum sjálfkrafa með vafrakökum.

Nánari upplýsingar varðandi eyðingu eða stjórn á vafrakökum er að finna á

http://www.aboutcookies.org.uk/. Möguleikar neytanda á notkun vefsíðu Smárabíó ehf gætu takmarkast við slíkar breytingar.

 Endurskoðun stefnu:

Persónuverndarstefna Smárabíó ehf er endurskoðuð reglulega og stefna fyrirtækisins er að vera eins skýr og berorð um hvernig fyrirtækið safnar persónuupplýsingum og í hvaða tilgangi upplýsingarnar eru notaðar.

Smárabíó ehf áskilur sér rétt til þess að breyta persónuverndarstefnunni hvenær sem er, án fyrirvara.
Með samþykki skilmálana Smarabio.is og persónuverndarstefnu og skráningu á póstlista hjá Smarabio ehf samþykkir viðkomandi að fá sendar upplýsinga á vegum Smárabíó ehf. og þeirra vörumerkja sem Smárabíó ehf hefur til umráða.

Upplýsingar um notendur verða ekki undir neinum kringumstæðum afhentar þriðja aðila.
Allar fyrirspurnir um meðhöndlun persónuupplýsinga og persónuverndarstefnu Smárabíó ehf skal senda á netfangið smarabio@smarabio.is  eða í síma 564 0000

Þessi persónuverndarstefna var uppfærð 16.11.2023.